Formas de Contratar ERP

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Conhecer a forma como os fabricantes de software ERP comercializam seus sistemas é de suma importância para qualquer empresa ou profissional que busca conhecimento sobre ERP.

Um projeto de aquisição de ERP contém, em sua grande maioria, as seguintes divisões:

1. Licença de Uso (LU) ou Cessão de Direito de Uso (CDU)

Para utilizar um software ERP é necessário que a empresa adquira as licenças de utilização ou, de uso. Esta licença permitirá que os usuários acessem o ERP.

Existem modalidades de vendas unitárias (por módulo, ou completa, esta ao ERP todo, independente do módulo) e também modalidades que permitem acesso ilimitado e a todos os módulos do ERP, utilizando como métrica o faturamento da empresa e sobre ele aplicando-se um fator (%).

Existem também outras formas de contratação, onde não é necessária a aquisição, e sim assinatura ou aluguel.

Na modalidade aluguel, não existe a aquisição da CDU e o valor cobrado gira em torno da fração de 24 a 36, sendo que neste cálculo, o valor mensal do aluguel em 24 a 36 meses chega-se ao preço da aquisição da Licença de Uso. Na modalidade aluguel alguns benefícios fiscais de amortização do bem patrimonial não são permitidos, pois não existe pela empresa a ativação do bem.

A assinatura de software ERP é uma modalidade de comercialização relativamente nova, muito aderente para ERP com estrutura via WEB (acesso pela internet) e com foco nas pequenas empresas.

2. Manutenção

Para que a empresa continue a utilizar o ERP, as empresas de TI cobram uma taxa de manutenção, que representa geralmente algo em torno de 20% a 45% (anual) do valor da licença de uso adquirida.

Por exemplo; se a CDU tem o preço de $1.000,00 / aquisição, o valor de manutenção anual, será em torno de $ 200,00 a $ 450,00 por ano, em torno de $ 16,6 a $ 37,5 mensais.

A manutenção é um valor que deve estar contemplado no orçamento da empresa que optará por um software ERP.

3. Suporte

Quando a empresa iniciar a utilização do ERP, seus funcionários necessitarão de apoio para dúvidas e aplicações de pacotes de melhoria/correção.

As empresas de TI (fabricantes de ERP) oferecem o serviço de suporte, que hoje pode ser via telefone, portal (internet) e outros meios de comunicação instantânea, tais como MSN, Skype e demais.

Ainda sobre o suporte, as empresas de TI também oferecem suporte diferenciado, algo num estilo mais “Premium” focando atendimento mais personalizado.

4. Evolução Tecnológica

O software ERP é alvo de atualizações e inovações constantes, seja de melhoria de funcionalidades até de atualizações fiscais, necessárias após anúncio de novas regras tributárias determinadas pelos órgãos fiscais vigentes.

Com direito a Evolução Tecnológica, as empresa tem acesso a novas versões do sistema ERP sem nenhum desembolso financeiro adicional.

5. Instalação

A Instalação é quando o sistema, de forma técnica é instalado, na sua forma padrão.

Esta instalação pode ocorrer nos servidores do cliente ou Datacenter especializado, neste caso temos a modalidade Saas, hoje mais conhecida como “Cloud Computing”.

6. Implantação

A Implantação é calculada com base num escopo determinado no momento de análise de aderência e levantamento de informações.

Também chamado de arquitetura de soluções, onde é feito um estudo prévio, em muitos casos com um detalhamento mais superficial visando avaliar os pontos que o software ERP atende de forma padrão e os pontos que serão customizados.

O escopo de implantação envolve os departamentos e processos/regras de negócio que serão atendidos, variando de acordo com a necessidade.

De uma forma ampla, o levantamento do preço do projeto de implantação é feito com base no volume de horas estimado para a execução do projeto, multiplicado pelo valor da hora cobrado pela empresa fabricante de software ERP ou uma Consultoria especializada, geralmente este valor é um valor de mercado e entre as grandes empresas de TI ele fica aproximado.

No caso de empresa de TI com sistemas mais simples e implantações menores, os preços de valor hora praticados tendem a ser menores.

7. Gestão de Projetos

As empresas de TI quando calculam a quantidade de horas estimadas numa implantação, calculam também as horas necessárias para a atividade de gestão de projetos.

Este profissional, gerente de projetos, é muito importante para que o projeto tenha sucesso e que o escopo seja atendido no prazo acordado e com a qualidade esperada.

Outro ponto importante na atividade de gestão de projetos é a documentação dos processos definidos e implantados, é de suma importância à empresa que visa implantar o software ERP, solicitar a empresa de TI fabricante de ERP ou Consultoria especializada, que já estime a quantidade de horas necessárias para a documentação e inclua no escopo, pois no futuro, esta informação catalogada será essencial para a empresa.

8. Translado

No volume de horas estimado para a implantação, é prática de mercado calcular o número de visitas e com base nisto, adicionar a quantidade de horas que o profissional investirá para se deslocar até a empresa.

Por este motivo, visitas de meio-período tornam-se menos produtivas e mais caras na implantação, pois o translado será o mesmo.

9. Customização

Tudo o que estiver fora do padrão do sistema de gestão empresarial (Software ERP), principalmente em regras de negócios e processos, será customizado para atender única e exclusivamente a demanda daquela empresa, neste caso esta necessidade para ser atendida terá um investimento adicional.

Quando a empresa for incluir alguma customização no projeto é importante incluir no escopo, o serviço de suporte a customização, pois depois de implantado o ERP, teremos atualizações quem envolverão o processo que foi customizado, possivelmente poderão acontecer problemas na conversão desta customização, com este serviço de suporte, estes problemas são minimizados e acompanhados pela empresa de TI que o customizou.